In het eerste jaar na de nieuwe Brexit-maatregelen maakte ECS intern maar liefst een half miljoen douaneaangiftes op, meer dan wat de meeste professionele declarantenbureaus verwerken. ECS werd als marktleider op het vlak van supply chain en intermodaal transport en gespecialiseerd in goederenvervoer over het Kanaal immers genoodzaakt om deze administratie inhouse met eigen mensen te verwerken. Door sterk in te zetten op automatisatie en eigen medewerkers om de efficiëntie te verhogen en de kans op fouten bij externe partners te verkleinen, kon ECS deze uitdaging het hoofd bieden en maakt het zich klaar voor de nabije toekomst waarin dit aantal samen met de goederenvolumes verder zal toenemen.
Sinds 1 januari 2021 zijn producenten verplicht om douaneaangiftes te maken voor al het goederenverkeer van en naar het Verenigd Koninkrijk. ECS biedt haar klanten een service aan waarbij al die douaneaangiftes inhouse opgesteld worden. De door-to-door business unit en de supply chain unit brachten samen maar liefst een half miljoen aangiftes in orde in het eerste jaar na het invoeren van deze Brexit-wetgeving. Een gigantisch aantal aangezien een professioneel declarantenbureau gemiddeld slechts tussen de drie- en vierhonderdduizend aangiftes verwerkt. Daarbovenop staat ECS ook in voor het transport van de goederen.
Geautomatiseerde efficiëntie
Om die enorme administratieve machine te oliën, bouwde ECS de voorbije jaren een sterk geautomatiseerd proces uit. Daarbij kunnen klanten op verschillende manieren data bezorgen, zoals in PDF, spreadsheets of via EDI-verbindingen. Zodra een lading arriveert worden die data automatisch verwerkt door het systeem en in een aangifteformulier gegoten. In de door-to-door business unit gebeurt dit via EDI-verbindingen, binnen supply chain verloopt dit proces volautomatisch. “
Dit jaar maakte ECS de sprong van nul naar vijfhonderdduizend douaneaangiftes. Volgend jaar zal dat cijfer blijven groeien samen met de door ECS verwerkte goederenvolumes. “We verwachten een toename van 15%”, aldus Supply Chain & Development Director Hugo Donche. “Daarnaast hopen we met de dienst door-to-door meer klanten te overtuigen om al hun administratie door ons te laten afhandelen in plaats van daarvoor met externe partijen te werken. Omdat wij zo veel mogelijk inhouse verwerken zonder externe partijen, verkleinen we de kans op fouten en verhogen we de verwerkingssnelheid en efficiëntie. Er zijn nog veel professionele douaneagenten die manueel werken, maar als transporteur is dat niet haalbaar. Zeker in de retailsector moet alles heel snel gebeuren, waardoor de impact groter is wanneer douanedocumenten niet in orde zijn. Binnen de deep sea zit daar meer marge op.”
Procesgedreven mentaliteit
De douanedienst binnen de door-to-door business unit is een nieuwe afdeling die bestaat uit vijf medewerkers. Zij behandelen zowel de lading, vooraanmelding, het lossen en de douane langs de EU- en VK-kant. Een apart team van vier mensen staat in voor de business unit supply chain en beheert alle geautomatiseerde processen. Opvallend is dat zij aanvankelijk amper ervaring hadden met douaneaangiftes. Een bewuste keuze volgens Hugo Donche. “We gaan uit van een procesgedreven mentaliteit. Door de volumes die we met ECS behandelen, moeten we inzetten op automatisatie. Daardoor heb je niet per se ervaren douaniers nodig die alle aspecten van de job kennen. Belangrijker zijn mensen die zien wat nodig is, die de wetgeving kennen en op basis daarvan weten welke geautomatiseerde processen ze kunnen inschakelen. Natuurlijk heeft iedereen wel een douaneopleiding gevolgd om de nodige basiskennis te vergaren.”
Een bijkomende verstrenging die vanaf deze maand geldt is het verplicht vooraf opmaken van douaneaangiften, wat het belang van een geautomatiseerd aangiftesysteem verhoogt. “Wij zitten in een goede startpositie voor deze verstrenging”, verzekert Donche. “In ons systeem hebben we alle data zelf in handen en zijn er amper externe partners betrokken. Dat betekent dat er minder schakels zijn waar dingen fout kunnen lopen. Daardoor kunnen klanten rekenen op een snellere en betrouwbaardere kanaaloversteek. Bovendien zetten wij maximaal in op onbegeleid verschepen, waardoor er nooit chauffeurs moeten wachten in de haven.”